Bei der Rechnungslegung gibt es zwei Neuigkeiten:
- Die einzelnen Rechnungsläufe werden nun mit ihrem Ergebnis gespeichert
- Man kann auf Wunsch erst einen Testlauf generieren
Wir hoffen damit die Rechnungslegung verbessert zu haben.
Gespeicherte Rechnungsläufe
Screenshot 1: Übersicht aller Rechnungsläufe zu einem bestimmen Datum
Das Ergebnis einer Rechnungslegung sind Rechnungen. Diese müssen jedoch dem Kunden zugestellt werden, wozu man die Rechnungen entweder per Email versendet oder die Rechnungen ausdruckt und per Post verschickt.
Diese Arbeit wird durch die Rechnungsläufe unterstützt: man kann nun zu einem Rechnungslauf jederzeit zurück und die dort erzeugten Rechnungen nach Wunsch weiterbehandeln.
Screenshot 2: Mögliche Aktionen auf einem Rechnungslauf
Mögliche Optionen:
- Alle Entwürfe auf einmal bestätigen
Nur aktiv, wenn noch Rechnungsentwürfe vorhanden sind (siehe Testlauf).
Dabei werden alle Entwürfe aus einem Testlauf zu echten Rechnungen umgewandet. - Alle Rechnungen per Email versenden
Nur aktiv, wenn es richtige Rechnungen ohne Ausgangsdatum gibt.
Dabei werden alle noch nicht versendeten Rechnungen per Email für folgende Kunden versendet:
* Kunde hat eine Rechnungs-Emailadresse hinterlegt
* beim Kunden ist die Option „Rechnung per Post versenden“ nicht angehakt - Alle Rechnungen drucken
Nur aktiv, wenn es richtige Rechnungen gibt
Alle Rechnungen – ob per Email versendet, ob mit oder ohne Ausgangsdatum – werden zu einem gemeinsamen PDF zusammengefasst, um den Ausdruck mehrerer Rechnungen zu vereinfachen - Ausgangsdatum setzen
Nur aktiv, wenn es richtige Rechnungen ohne Ausgangsdatum gibt.
Gedacht für den Postversand von Rechnungen, kann man allen Rechnungen, die noch kein Ausgangsdatum haben, ein Ausgangsdatum setzen – womit je nach Zahlungsziel auch das Fälligkeitsdatum gesetzt wird.
Testlauf einer Rechnungslegung
Manchmal fallen im Rahmen der Rechnungslegung erst einige Fehler in der Buchung auf: Eventuell hat man dem Kunden einen falschen Rabatt gewährt, eventuell passt der Abrechnungszeitraum doch nicht, da zu viele oder zu wenig Positionen auf der Rechnung enthalten sind. Es kann auch sein, dass man auf einer Rechnung noch einen zusätzlichen Posten aufführen möchte.
Eine Rechnung kann zwar aufgelöst werden, jedoch ist diese aus Gründen der Nachvollziehbarkeit – die Rechnung könnte ja schon beim Kunden sein – als „stornierte Rechnung“ weiterhin im System ersichtlich. Auch wird die ursprüngliche Rechnungsnummer nicht erneut vergeben.
Hier kommt der Testlauf hinzu: Rechnungen, die im Testlauf erzeugt werden, sind im Status Entwurf. Solange eine Rechnung noch ein Entwurf ist, hat sie noch keine Rechnungsnummer und noch kein Rechnungsdatum. Man kann einen solchen Entwurf jederzeit löschen und die Posten erneut verrechnen, ohne dass „stornierte Rechnungen“ im System verbleiben.
Somit kann man bequem die Rechnungslegung noch einmal kontrollieren.
Screenshot 3: Ein Rechnungsentwurf
Der Entwurf beinhaltet die gleichen Rechnungspositionen wie eine richtige Rechnung und kann auch als PDF betrachtet werden, folgende Dinge aber unterscheiden einen Entwurf von einer Rechnung:
- Ein Entwurf hat kein Rechnungsdatum – dieses wird erst beim Bestätigen eines Entwurfs gesetzt
- Ein Entwurf hat keine Rechnungsnummer – diese wird erst beim Bestätigen eines Entwurfs gesetzt
- Einen Entwurf kann man nicht per Email versenden
- Man kann kein Ausgangsdatum zu einem Entwurf setzen
- In der „Rechnungen drucken“-Funktion sind die Entwürfe nie dabei
- Man kann Entwürfe nicht auf „bezahlt“ setzen
So, das war nun die Erweiterung zur Rechnungslegung. Wie du offene Posten verrechnest findest du in der Step-by-Step Anleitung.